Die drei großen Lügen der Produktivität

Wenn es um Produktivität geht, haben wir wohl schon alle eine Menge Tipps und Tricks gehört. Welche führen allerdings zum Ziel – und welche erreichen genau das Gegenteil? Viele Annahmen zur Produktivität geistern da draußen rum – und einige sind nicht nur falsch, sondern auch hinderlich auf dem Weg, produktiver zu werden! Deswegen befassen wir uns heute mit den drei größten Lügen der Produktivität.

  1. Multitasking spart Zeit
Ich öffne meinen Posteingang, beantworte Mails. Nachdem ich drei Nachrichten beantwortet habe, widme ich mich kurz dem Kalender – was steht heute noch an? Anschießend suche ich das wichtige Bild für die Präsentation raus und widme mich dann wieder meinen Mails. Echtes Multitasking – toll, wie das klappt, oder? Die Wahrheit ist: Es gibt kein Multitasking! Menschen können nicht mehrere Sachen gleichzeitig machen und wer denkt, dass er das tut und produktiv ist, betrügt sich nur selber. Denn während wir denken, dass wir drei Aufgaben gleichzeitig erledigen und Zeit sparen, wechseln wir in Wahrheit immer wieder hin und her, müssen uns immer wieder neu fokussieren – und verlieren unterm Strich genau die Zeit, die wir doch einsparen wollten! Weil unser Gehirn nicht mehrere schwierige Aufgaben gleichzeitig verarbeiten kann, reißen wir uns immer wieder selber aus der Konzentration – und brauchen am Ende länger, als wenn wir alle drei Aufgaben nacheinander erledigt hätten.
  1. Wenn ich etwas tue, sollte es perfekt werden
Das neue Projekt ist fast fertig, der Inhalt steht, die Präsentation eigentlich auch, jetzt kommt nur noch der Feinschliff. Ein bisschen hier feilen, ein wenig da perfektionieren – das Ergebnis soll doch schließlich perfekt sein und demonstrieren, wie wunderbar produktiv ich war, nicht wahr? Nicht wahr! Denn die Wahrheit ist: Der Feinschliff und das Perfektionieren sind es, was die Arbeit am Ende wirklich zeitintensiv machen und dafür sorgen, dass wir letztlich nicht so produktiv sind, wie wir sein könnten. „Schuld“ ist das Pareto-Prinzip, das viele auch als 80/20-Regel kennen. Diese Regel besagt, dass wir mit schon 20 Prozent unserer Arbeit 80 Prozent des Ergebnisses schaffen. Heißt im Umkehrschluss: Um das zu 80 Prozent fertige Projekt auf 100 Prozent Hochglanz zu polieren, wenden wir noch einmal das dreifache der Arbeit auf, die wir bereits investiert haben. Hier noch ein Feinschliff, noch eine Abnahmeschleife, hier nochmal absegnen lassen, da noch eine Designanpassung – ein eigentlich fertige Projekt zu perfektionieren, verschlingt Unmengen Zeit und Ressourcen. Deswegen gilt die einfache Regel: In der Zeit, in der du ein Projekt zu 100 Prozent perfekt abschließt, kannst du auch fünf Projekte gut (nämlich zu 80 Prozent) abschließen. Also: Immer, wenn es nicht perfekt sein muss (weil es für den Vorstand ist oder weil du als Herzchirurg arbeitest), kannst du deine Produktivität extrem erhöhen, wenn du auf Perfektion pfeifst.
  1. Ein umfangreiches Zeitmanagement spart viel Zeit ein
Das Problem kennen wir doch alle: Der Tag hat einfach zu wenige Stunden. Wie viel mehr könnten wir nur schaffen, wenn wir mehr Zeit hätten – deswegen lohnt es sich richtig, viel Arbeit in ein vernünftiges Zeitmanagement-System mit Kalender, To-Do-Listen, Projektplaner, etc. zu investieren, oder? Auch das ist (teilweise) eine Lüge. Zwar kann dir das richtige Zeitmanagement-System eine Menge Zeit einsparen, wenn du es richtig angehst – es kann aber auch eine Menge Zeit verschlingen und verschwenden, wenn du nicht höllisch aufpasst. Denn: Viele Menschen erliegen dem Trugschluss, dass mir das System mehr Zeit einspart, je ausgefeilter es ist und je feinteiliger es funktioniert. Allerdings ist das Gegenteil der Fall: Ein zu großes und ausgefeiltes Zeitmanagement-System kann hinderlich sein – und dich am Ende mehr Zeit kosten. Wenn du Stunden des Tages nur noch mit dem Führen von To-Do-Listen und dem Eintragen und Verschieben von Terminen verbringst, weißt du, was gemeint ist: Ein (zu) komplexes Zeitmanagement-System spart dir keine Stunden – es frisst sie auf! Deswegen gilt: So wenig Zeitmanagement wir möglich, aber so viel wie nötig!
Du merkst: Rund um die Produktivität gibt es eine Menge Irrglauben – die meisten haben eine ganz einfache Gemeinsamkeit: Viele Menschen verwechseln Produktiv-Sein mit Beschäftigt-Sein. Nur weil man etwas tut, ist man noch nicht produktiv. Es gibt genügend Menschen da draußen, die den ganzen Tag beschäftigt sind – und am Ende des Tages nichts geschafft haben. Und dann gibt es die, die nur wenige Stunden fokussiert an den wichtig   en Dingen arbeiten, und in dieser kurzen Zeit riesige Sprünge schaffen. Deswegen ist das wohl die wichtigste Selbst-Erkenntnis, wenn ich etwas schaffen möchte: Bin ich gerade produktiv – oder doch nur beschäftigt?

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.